Sinergie di Scuola – 27/06/2025 – Gestione documentale: cosa fare entro il 30 giugno 2025 – Gli adempimenti in scadenza e alcune osservazioni in merito alla nomina del responsabile
Fonte: https://www.sinergiediscuola.it/
Dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Le amministrazioni sono tenute a rispettare quanto previsto dalle suddette linee guida. In particolare, entro il 30 giugno 2025 le pubbliche amministrazioni devono verificare che in “Amministrazione trasparente” sia pubblicato il manuale di gestione documentale e la nomina del responsabile della gestione documentale. Questa scadenza è legata al Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026.
Sull’incarico del responsabile della gestione documentale spesso automaticamente affidato al DSGA riportiamo un comunicato dell’Anquap:
Arrivano a questa Associazione segnalazioni da parte di colleghi in merito al Responsabile della gestione documentale, ovvero alla nomina del DSGA quale automatismo a ricoprire l’incarico, ci corre l’obbligo di intervenire.
La normativa vigente così dispone:
Il Responsabile della gestione documentale (o Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi) è stato introdotto dall’art. 61 del DPR n. 445/2000 che dispone per le pubbliche amministrazioni l’istituzione all’interno delle aree organizzative omogenee identificate (AOO) di un apposito servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica.
Per quanto sopra, quindi, se il Dirigente Scolastico fa la scelta di non ricoprire il ruolo di Responsabile della gestione documentale deve verificare/prevedere che, il personale da lui individuato quale Responsabile della gestione documentale:
- abbia quei requisiti puntualmente specificati dalla normativa;
- quantificare il relativo compenso.
In realtà se trattasi di incarico sarebbe necessaria una selezione, quindi una procedura di individuazione con propedeutica pubblicazione dell’avviso relativo.
Anche leggendo l’art. 55 del CCNL Istruzione e ricerca 2019/2021, e lo stesso allegato A – DECLARATORIA DELLE AREE DEL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE DEL PERSONALE ATA SETTORE SCUOLA – non troviamo traccia di “compiti/mansioni” in questo senso, propri del DSGA (funzionario con elevata qualificazione), seppur l’elencazione relativa sia stata fatta a titolo esemplificativo.
Al contrario nel profilo professionale dell’assistente amministrativo leggiamo: Ha competenza e responsabilità diretta della tenuta dell’archivio, del protocollo.
E’ ovvio che anche nel caso dell’assistente amministrativo vale il possesso degli idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica.
Infine riportiamo un passaggio delle Linee guida Ministeriali per la gestione documentale nelle Istituzioni scolastiche:
Si precisa che, anche nell’ipotesi in cui il Responsabile della gestione documentale venga individuato in una figura diversa dal Dirigente Scolastico, alcuni compiti e responsabilità restano in capo allo stesso Dirigente, nel rispetto delle previsioni contenute nell’art. 4, comma 2, e nell’art. 25 del D.Lgs. 165/2001.
Lo stesso MIM configura la nomina di persona diversa dal Dirigente Scolastico quale Responsabile della gestione documentale come eventuale caso, lasciando comunque responsabilità dirette a quest’ultimo.
